1. Inleiding en doelstelling

Wat is de module Workflow & Taken?

Workflow & Taken is de operationele kern van Value Financial. De module is ontworpen om het coördinatieproces rondom periodesluitingen — maandafsluiting, kwartaalafsluiting, jaarafsluiting — en doorlopende finance-operatie te structureren, bewaken en aantoonbaar te maken.

De module vervangt de combinatie van Excel-checklists, e-mailketens en losse afspraken door één centrale werkruimte waar alle betrokken gebruikers in realtime zien wat er moet gebeuren, wie het doet, wanneer het klaar moet zijn en of het correct is geaccordeerd.

Voor wie is deze module?

• Controller / financieel manager: coördineert de periodesluiting en bewaakt de voortgang van alle taken.
• Medewerker: voert taken uit en meldt ze af, escaleert indien nodig.
• Reviewer / accordeur: controleert en accordeert risicovolle taken.
• CFO / directeur: heeft real-time inzicht in de status van de periode via de Cockpit-tab.

Wat lost de module op?

Pijnpunt	Oplossing
Taken raken kwijt in e-mail	Alle taken in één systeem, per eigenaar
Onduidelijk wie wat doet	Elke taak heeft één duidelijke eigenaar
Deadlines missen	Werkdaglogica berekent automatisch de juiste kalenderdag
Accordering niet aantoonbaar	4-ogen check met vastlegging in een immutable audit trail
Geen overzicht voortgang	Cockpit-tab toont realtime status van de periode
Coördinatie kost te veel tijd	Templates, AI-prioritering en automatische signalering

2. Begrippen en definities

Afsluitperiode

De maand (of het kwartaal/jaar) waarvoor taken worden aangemaakt en bewaakt. Elke taak is gebonden aan één afsluitperiode. De actieve periode is zichtbaar bovenaan de module.

Werkdag (WD)

Een werkdag is elke dag van maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van Nederlandse feestdagen en eventuele aanvullende vrije dagen die uw organisatie heeft ingesteld.

WD+N (werkdag in de periode)

WD+1 is de eerste werkdag van de afsluitmaand. WD+3 is de derde werkdag. Voorbeeld: als de afsluitmaand augustus 2026 is, is WD+1 maandag 3 augustus.

WD-N (werkdag vóór start van de periode)

WD-1 is de laatste werkdag vóór de eerste dag van de afsluitmaand. WD-3 is drie werkdagen daarvóór. Voorbeeld: WD-1 voor augustus 2026 is vrijdag 31 juli 2026.

Cyclussleutel (cycleKey)

De unieke identificatie van een afsluitperiode, in het formaat YYYY-MM (bijv. 2026-08 voor augustus 2026) of YYYY-Q1 voor kwartaalperiodes.

Taak-ID

Elke taak heeft een uniek, vast ID (bijv. T_01, T_02). Dit ID blijft ongewijzigd gedurende de levensduur van de taak en wordt gebruikt in escalaties, rapportages en audit trails.

Risico-label

Elke taak heeft een risico-indicatie: Laag, Gemiddeld of Hoog. Het risico-label bepaalt mede of een 4-ogen check verplicht is en hoe de AI de taak prioriteert.

3. Navigeren naar de module

1. Log in op app.valuefinancial.nl.
2. Klik in de linkernavigatie op Workflow & Taken (pictogram: lijstje met vinkjes).
3. De module opent standaard op de Cockpit-tab.

4. De vier subtabs

De module is verdeeld in vier subtabs, zichtbaar als tabbladen bovenaan de module.

Cockpit

De Cockpit is het managementoverzicht van de actieve periode. U ziet het totaal aantal open, achterstallige en hoog-risico taken, en uw persoonlijke focuslijst. Ideaal voor de dagelijkse check-in.

Taken

De operationele werkvloer. Hier staan alle taken van de actieve periode, met alle details. Vanuit hier kunt u filteren, weergaven wisselen en statussen aanpassen.

Hulp & Q&A

Bevat uitgebreide antwoorden op veelgestelde vragen over de module, inclusief een zoekfunctie.

Checklist

Bevat een praktische stap-voor-stap gids voor een gestructureerde periodesluiting. U kunt stappen afvinken; uw voortgang wordt per periode opgeslagen.

5. Afsluitperiode instellen

De actieve afsluitperiode bepaalt voor welke maand (of kwartaal/jaar) taken worden aangemaakt en weergegeven.

1. Kijk bovenaan de module naar de balk "Werkt in afsluitperiode".
2. Selecteer via de dropdowns het gewenste jaar en de gewenste maand.
3. De takenlijst filtert automatisch op de geselecteerde periode.

6. Taken aanmaken

Handmatig een taak aanmaken

1. Klik op de knop Nieuwe Taak (rechtsboven in de module).
2. Vul de verplichte velden in: Omschrijving, Werkdag (bijv. WD+1), Risico en Categorie.
3. Vul de optionele velden in, zoals Eigenaar, Reviewer, Entiteit of "Afhankelijk van".
4. Klik op Taak opslaan.

Taken importeren via CSV

1. Klik op Meer (het tandwiel-menu rechtsboven).
2. Kies Taken importeren (CSV) en download het voorbeeld.
3. Vul de template in (zorg voor de verplichte kolommen: omschrijving, workday, risk, frequentie).
4. Upload het bestand en bevestig de preview.

7. Taken bewerken en opvolgen

Klik op een taaknaam om het detailpaneel te openen. Hier kunt u velden bewerken, de status wijzigen, of checklist-items afvinken.

Deadline doorschuiven

In de takenlijst ziet u naast elke deadline-badge een knop +1 WD. Klik daarop om de deadline met één werkdag door te schuiven. Dit wordt gelogd in de audit trail.

Opmerkingen en Bijlagen

In het detailpaneel kunt u tabbladen vinden voor Opmerkingen (voor @mentions en updates) en Bijlagen (voor PDF's of screenshots ter onderbouwing).

8. Status en werkdag-logica begrijpen

Hoe werkdagdeadlines worden berekend

Wanneer u een taak aanmaakt met werkdagcode WD+3 voor augustus 2026:

1. Eerste kalenderdag: zaterdag 1 augustus.
2. Tel de eerste drie werkdagen (ma-vr): WD+1 = ma 3 aug, WD+2 = di 4 aug, WD+3 = wo 5 aug.
3. De deadline is automatisch 5 augustus 2026.

Value Financial slaat automatisch Nederlandse feestdagen over. Aanvullende vrije dagen kunnen via Systeembeheer worden toegevoegd.

Stoplicht-indicator

• Groen: taak is afgerond.
• Oranje: taak is open of in uitvoering, deadline is nog niet verstreken.
• Rood: taak is achterstallig.

9. Filters en zoekmogelijkheden

Gebruik de snelfilters bovenaan (Mijn taken, Achterstallig, Deze week, Wacht op mij) of de categoriefilters om snel overzicht te krijgen. Het zoekveld filtert realtime op ID of omschrijving.

10. Kanban-weergave

Klik op Kanban in de weergave-selector om taken als kaarten in kolommen te zien. U kunt kaarten verslepen om de status te wijzigen (Drag & Drop). Let op: taken met een verplichte reviewer kunnen door de eigenaar niet direct naar 'Afgerond' worden gesleept.

11. Kalenderweergave

Klik op Kalender om taken op hun deadline in een raster te zien. Kleuren (Goud, Rood, Groen) corresponderen met het risico-label of de status.

12. 4-ogen check en accordering

De 4-ogen check is een intern controleprincipe voor risicovolle stappen.

1. Eigenaar rondt werk af en zet status op Wacht op accordering.
2. Reviewer krijgt een notificatie en controleert het werk.
3. Reviewer klikt op Accorderen. Pas dán wordt de taak 'Afgerond'.

13. Afhankelijkheden tussen taken

Voorkom dat stappen in de verkeerde volgorde worden gedaan. Als Taak B afhankelijk is van Taak A, toont Taak B een rode blokkade-banner in de lijst en Kanban. De status kan niet worden gewijzigd tot Taak A afgerond is.

14. Escalatie naar support

Loopt u vast door een extern probleem? Klik in de taak op het Escaleren pictogram (de reddingsboei). Hiermee wordt direct een ticket aangemaakt in de IT/Support module van de Controller, mét alle context van de taak ingesloten.

15. Templates gebruiken en aanmaken

Voorkom dat u elke maand taken opnieuw moet invoeren door Templates te gebruiken.

• Aanmaken: Ga naar Meer → Templates → Nieuw template. Selecteer bestaande taken uit uw actieve periode.
• Toepassen: Bij het starten van een nieuwe periode, kies 'Template toepassen'. Alle taken inclusief werkdagen en eigenaren worden direct ingeladen.

16. AI-functies: prioritering en aanbevelingen

De groene knop "Wat moet ik nu doen?" in de Cockpit genereert een door AI geprioriteerde actie-agenda. Het systeem kijkt naar deadlines, blokkades en risicolabels om te bepalen welke taak u als allereerste moet oppakken.

17. Auto-Close

Bedoeld voor standaard, laag-risico taken. Ga naar Meer → Auto-Close om in te stellen dat bepaalde taken automatisch afgerond worden na X dagen. Let op: Dit overschrijft nooit de 4-ogen check voor Hoog risico taken.

18. Audit trail en rapportage

Elke handeling wordt cryptografisch vastgelegd met een retentie van 7 jaar. Via Meer → Rapportage of Meer → Audit Trail kunt u PDF of CSV bestanden downloaden voor uw accountant. Bij het exporteren wordt een unieke SHA-256 hash gegenereerd als bewijs van integriteit.

19. Teamrollen en rechten

Beheer rollen via Systeembeheer → Gebruikers & Licentie.

• Eigenaar / Controller: Volledige rechten op taken en accordering.
• Medewerker: Kan alleen eigen taken bewerken en afmelden. Geen accorderingsrechten.
• Reviewer: Kan alleen accorderen.

20. Veelgestelde vragen

Vraag: Ik kan een taak niet naar Afgerond zetten. Waarom?
Er is mogelijk een openstaande blokkerende afhankelijkheid (voorganger is nog niet klaar) óf de taak vereist een reviewer-accordering. In dat laatste geval kan alleen de aangewezen reviewer de status wijzigen naar Afgerond.

Vraag: Hoe voeg ik een extra feestdag toe?
Ga naar Systeembeheer → Instellingen → Werkdagen. Toegevoegde dagen tellen direct mee voor toekomstige periode-berekeningen.

21. Tips voor optimaal gebruik

• Gebruik werkdagcodes consequent: Gebruik WD+1 in plaats van vaste datums. Zo werkt uw template altijd voor élke maand.
• Focus op de Cockpit: Twee minuten in de Cockpit in de ochtend geeft u als Controller voldoende beeld van de status zonder in de lijst te duiken.
• Wees selectief met Hoog Risico: Als elke taak Hoog Risico heeft, verliest het 4-ogen principe zijn waarde. Reserveer dit voor aangiften, salarissen en cut-off posten.